Executive Assistant (m/w/d)

  • Stuttgart
  • Berufserfahrung
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Publiziert: 23.01.2026
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Stellen-ID: 1900

Du möchtest nah an der Geschäftsführung arbeiten und sicherstellen, dass zentrale Abläufe reibungslos funktionieren? Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützt du Joana Hauff und koordinierst wichtige Entscheidungsformate. Freu dich auf eine vielseitige Aufgabe mit hoher Sichtbarkeit und Verantwortung.

 
Die Thieme Gruppe ist marktführender Anbieter von Informationen und Services, die dazu beitragen, Gesundheit und Gesundheitsversorgung zu verbessern. Mit digitalen Lösungsangeboten in Medizin und Chemie unterstützt Thieme Informations- und Kommunikationsprozesse in Wissenschaft, Aus-, Fort- und Weiterbildung sowie in der Patientenversorgung. Gemeinsam mit einem breiten Experten- und Partnernetzwerk stellt der digitale Gesundheitsdienstleister sicher, medizinisch-wissenschaftlich, aber auch didaktisch-technologisch Taktgeber zu sein. Die weltweit tätigen über 1000 Mitarbeitenden des Familienunternehmens setzen sich mit innovativen Neu- und Weiterentwicklungen tagtäglich für eine bessere Medizin und mehr Gesundheit im Leben ein.
 
Bereich: Management Board, Ressort Strategy Culture & Transformation
Start: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Vertragsdauer: Unbefristet
Arbeitszeit: Nach Vereinbarung (20-38h/Woche)

Deine neue Leidenschaft

  • In engem Austausch mit Joana Hauff begleitest du die Weiterentwicklung und Transformation des Unternehmens und unterstützt das Geschäftsführungs-Team auf diesem Weg.
  • Mit deinem ausgeprägten Organisationsgeschick verantwortest du das professionelle Kalendermanagement von Joana und stellst eine effiziente Terminsteuerung sicher.
  • Die Planung und Koordination von Dienstreisen im In- und Ausland gehören zu deinem Alltag, inklusive Buchungen, reibungsloser Vorbereitung und der anschließenden Reisekostenabrechnung.
  • Du begleitest GF‑Sitzungen und übernimmst die vollständige Vor‑ und Nachbereitung – von der Erstellung der Agenda über das Einladungsmanagement bis hin zur Protokollführung.
  • Auch die Begleitung, Vor- und Nachbereitung der We.Manage Runde sowie die bereichsübergreifende Jahres‑ und Terminplanung der Geschäftsführung liegt in deiner Verantwortung, eng abgestimmt mit anderen Assistenzen.
  • Bei der Priorisierung und Bearbeitung von Aufgaben und Projekten leistest du wertvolle Unterstützung und treibst Themen und Initiativen eigenständig voran. 
  • Du organisierst und planst Meetings und Veranstaltungen und sorgst hierbei für reibungslose Abläufe.
  • Abhängig von der Anzahl deiner Wochenstunden enthält die Rolle die Möglichkeit, weitere Mitglieder der Geschäftsführung zu unterstützen.

Damit begeisterst Du uns

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder entsprechendes Studium sowie mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion 
  • Sicherer Umgang mit MS Office, digitalen Tools für Termin‑ und Reisemanagement sowie AI-Tools
  • Ausgeprägtes Organisationsvermögen, strukturiertes Zeit‑ und Terminmanagement sowie hohe Eigeninitiative und innere Unabhängigkeit
  • Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch, Professionalität und Fingerspitzengefühl im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholder*innen, Offenheit in Kommunikation und Haltung
  • Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Menschen, die Fähigkeit diesen auf Augenhöhe zu begegnen sowie eine stark ausgeprägte emotionale Intelligenz und ausgleichende Art
  • Eine pragmatische und flexible Herangehensweise, verlässlicher Umgang mit vertraulichen Informationen und Einfühlungsvermögen
  • Resilienz, Belastbarkeit und eine gelassene Haltung auch in dynamischen Situationen 

Zusätzliche Informationen

  • Tarifliche Vergütung | TG V
  • Marcella Scheckenbach
  • Recruiter